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TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Durante el año 2020, se ha continuado con el plan de transformación digital iniciado en 2019 con la implantación de productos y servicios dependientes de Tecnología, en colaboración con todas las áreas, promoviendo en todo momento la adopción de nuevas formas de trabajo que mejoran los procesos de la compañía, alineado con la estrategia de Funespaña.

Hemos completado la migración de entornos en infraestructuras Mapfre, que tenía por objeto la autonomía en la gestión y mantenimiento de los entornos tecnológicos, siempre buscando la mayor efectividad y gestión de servicios de TI de Funespaña. La consecución de este proyecto ha sido clave para Funespaña, ya que nos ha permitido acometer los cambios necesarios para dotar a la compañía de soluciones adaptadas a sus necesidades y tomar acción sobre los diferentes sistemas.

Durante 2020, Funespaña no se vio afectada por ninguna caída derivada de un ciberataque.

1. Implantación de entorno de teletrabajo

Durante la primera semana del mes de marzo, se realizó en tiempo récord el maquetado y entrega de dispositivos de movilidad a los empleados de oficinas centrales, lo que ha permitido la continuidad del trabajo en remoto, haciendo frente a los retos derivados de la pandemia, adaptando las tecnologías y el ecosistema de TI a las nuevas formas de trabajo y colaboración sobre entornos securizados, en el acceso a servicios corporativos en infraestructuras físicas y a los entornos Cloud, donde se han ido migrando servicios y repositorios compartidos distribuidos.

2. Mejora de las comunicaciones internas y externas en los centros

Hemos sustituido y adaptado las infraestructuras de los centros, mejorando las conexiones en ellos y sus capacidades de navegación y conexión, con servicios internos y externos.

3. Incorporación de centros a la MacroLAN

Hemos completado el proyecto de unificación de comunicaciones iniciado en 2019, logrando disponer de una sola red MacroLAN, lo que ha mejorado la accesibilidad, rendimiento y mantenimiento de los sistemas y facilitado la aplicación de soluciones de acceso confiables sobre una infraestructura robusta y segura, minimizando los riesgos de ciberataque.

4. Migración a VozIP

Se ha continuado la sustitución de los sistemas de voz analógicos por una solución global de VozIP, proporcionando mayor estabilidad en las comunicaciones de voz y dotando de nuevas funcionalidades, así como servicios de centralita automática o la unificación de las extensiones corporativas.

5. Migración y unificación de Directorio Activo

Hemos implantado un Directorio Activo único, que establece un entorno global de acceso a la red de Grupo Funespaña y a sus equipos, mucho más seguro y confiable, a través de la aplicación de políticas de manera transparente para los empleados.

6. Implantación de nuevos puestos de trabajo y parque de impresión

Se ha procedido a la sustitución de los puestos de trabajo y el despliegue del nuevo parque de impresión, bajo una solución integral, que favorece el mantenimiento del parque, la gestión de consumibles y la reducción de papel incorporando soluciones de impresión segura.

7. Implantación de una red WIFI corporativa única a nivel nacional

Tras la mejora de las comunicaciones, hemos desplegado una red Wifi corporativa que permite a los empleados de Funespaña disponer de una única conexión en los centros de la red Funespaña, lo que facilita el acceso de los empleados en movilidad al entorno corporativo.

Además, hemos comenzado el despliegue de la wifi de visitas como servicio añadido a los visitantes de los centros.

8. Implantación de sistema de Gestión de la demanda

Hemos puesto en marcha una solución global de gestión de la demanda de TI, definiendo procesos homogéneos de gestión de peticiones e incidencias y su canalización a los diferentes grupos resolutores, con sus correspondientes automatismos en función de su criticidad e impacto, logrando una mayor eficiencia en el tratamiento de la gestión de la demanda y un mayor grado de satisfacción en la resolución por parte de los usuarios.

9. Sistema de fichaje unificado

Durante el año 2020 se ha completado la instalación y puesta en marcha, en los centros de Servicios Funerarios Funemadrid, un sistema de fichaje online y físico a través de terminales de presencia en los centros. Este proyecto tendrá continuidad en 2021 con la implantación en 20 centros de la red territorial.

10. Notas de gastos

Se ha implantado el proceso automatizado de generación, autorización y liquidación de notas de gasto de empleado a través del sistema exaccta, integrado con el sistema de gestión contable, de manera que el proceso de Nota de Gastos desde su generación hasta su pago, se encuentra completamente automatizado, mejorando los tiempos del proceso completo.

El despliegue de esta solución ha comenzado por los empleados de Funespaña Dos y se hará extensible al resto de sociedades del grupo.

Además, hemos incorporado el módulo DevoluIVA, que permite obtener una recuperación del IVA de los gastos incurridos en los establecimientos adheridos. Durante 2020, se procesaron los gastos correspondientes a 2018 y 2019.

11. Migración de sistemas a entornos corporativos

Como parte de la estrategia de TI, hemos realizado migraciones al nuevo entorno de Funespaña, tanto en el CPD propio como en los entornos de Funespaña en la nube.

12. Gestión documental

Digitalización: Durante el año 2020 se ha continuado con el proceso de digitalización de documentación en el repositorio documental en la nube de Funespaña. Actualmente se encuentran disponibles en el sistema más de 80.000 documentos, con un volumen de 185 Gb.

Consulta: Las consultas de documentación durante el 2020 han ido en aumento, suponiendo alrededor de 6.000 en el repositorio electrónico y más de un centenar al archivo externo de documentación física.

Destrucción: Durante el primer trimestre del año se realizó el expurgo de la documentación histórica no vigente anterior a 2019, lo que correspondió a 101 documentos destruidos con certificado de destrucción.

13. Gestión de procesos

Hemos continuado elaborando procesos, procedimientos, normativas de actuación y modelos de relación, implantando y evolucionando los siguientes durante el año 2020:

  • Gestión Cobros e Impagados
  • Gestión de la Demanda
  • Gestión Equipos de protección individual
  • Gestión Jornada Laboral Funemadrid
  • Gestión Uniformidad
  • Notas de Gastos

14. Automatización Facturas Proveedores

Durante el 2020, se ha definido e iniciado el desarrollo de un proceso de Gestión Automatización Facturas Proveedores con los siguientes objetivos:

  • Automatización y optimización del proceso, desde la entrada de documentos, hasta la aprobación y registro automático en el sistema de gestión contable.
  • Implantación de nueva plataforma para el tratamiento de facturas proveedores basada en tecnología Kofax.
  • Integración con el repositorio documental para el archivado automático de facturas.

Gestión del Cambio Efunciona 2020

Plan de comunicación y acompañamiento: Se ha llevado un gran plan de comunicación alineado con la puesta en marcha de las soluciones tecnológicas, enviando un total de 139 comunicados que cubren las diferentes necesidades detectadas durante las implantaciones.

Se realizaron acciones para minimizar el impacto sobre los usuarios, ante la situación de teletrabajo ocasionada por la pandemia, como el plan de comunicación sobre el plan de contingencia COVID-19, formas de conexión remota, instrucciones para la subida de información a repositorios en la nube, nuevas formas de contacto, prevención para privacidad en equipos de Teams, fomento de las aplicaciones colaborativas, cambios de contraseña, y comunicados de vuelta a las oficinas con material informático.

Además, se elaboró material formativo para compartir conexión a internet desde el móvil, realizar desvíos y guías rápidas de diverso contenido. Todo este material se subió al sharepoint de efunciona: tecnología para la transformación digital y se encuentra disponible a toda la organización

Sharepoint Efunciona: tecnología para la transformación digital

Este portal de comunicación, ha seguido creciendo con el fin de centralizar toda la información referente al proyecto de transformación y ser el portal de referencia de toda la información existente, en relación a los sistemas implantados, concentrando gran cantidad de material formativo y consulta:

  • 4 vídeos formativos
  • 25 píldoras Informativas
  • 15 guías Rápidas
  • 9 documentos de buenas prácticas
  • 5 noticias sobre la evolución del proyecto.

Corner Point Efunciona

Durante este año, la oficina de gestión del cambio a través del proyecto efunciona, ha mantenido el corner point de consultas en formato virtual, para que todos los empleados dirijan sus dudas. Esto ha facilitado la adopción de los nuevos sistemas por parte de los usuarios y ha agilizado la gestión de la demanda de TI, ya que el comer point ha actuado en muchas ocasiones como primer nivel de resolución y gestión de incidencias.

Plan de formación

Al igual que en el plan de comunicación, se elaboró un plan de formación alineado con la puesta en marcha de procesos y herramientas, adaptando las temáticas y asistentes a las formaciones a fin de facilitar su adaptación a las nuevas herramientas de trabajo.

Durante el año 2020 se han impartido un total de 39 formaciones, en las que se han mostrado nuevas formas de trabajo, talleres básicos y avanzados de Office 365, pasando por formaciones específicas en herramientas como Sharepoint, OneDrive o Teams. Adicionalmente, se han impartido sesiones a grupos específicos como el comité de dirección, centros de trabajo y áreas concretas.

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